6 lý do khiến bạn quản lý thời gian kém hiệu quả

28/04/2021, 08:00

Trong cuộc sống, nếu lúc nào bạn cũng cảm thấy mình luôn tất bật, thiếu thời gian, vất vả hơn so với đồng nghiệp cùng vị trí. Và bạn thấy mình bị quá tải công việc, luôn chậm deadline… thì lý do chưa hẳn vì bạn nhiều việc hơn đồng nghiệp, mà thực tế là do bạn không biết cách quản lý thời gian, cụ thể là những điều sau đây.

Làm việc không có kế hoạch

Làm việc có kế hoạch luôn là yêu cầu thiết yếu trong hầu hết các tin đăng việc làm 24h Hà Nội, Đà Nẵng hay TPHCM. Làm việc theo cảm hứng cho thấy bạn không có kế hoạch làm việc chi tiết cũng như tổng thể, ngắn hạn cũng như dài hạn… Mọi công việc của bạn không có sự kiểm soát về thời gian. Bạn để cảm xúc cuốn bạn theo và luôn bị động trong công việc.

Nếu người khác làm việc chỉ mất 8 tiếng, bạn phải làm trong 12 tiếng vì bạn đã mất một số khoảng thời gian kém hiệu quả do thiếu cảm hứng. Do đó, lúc người khác có thời gian để nghỉ ngơi thì bạn luôn tất bật... Những dấu hiệu đó chính là hệ quả của người không biết sử dụng quỹ thời gian hiệu quả.

Điều bạn cần thay đổi và khắc phục là nên lập kế hoạch cụ thể, chi tiết cho từng công việc. Bạn nên phân nhỏ thời gian cho từng hạng mục một cách khoa học và tập trung hoàn thành công việc theo đúng kế hoạch đề ra.

Liên tục trì hoãn

Đã bao lần bạn chuẩn bị “xắn tay” ngồi vào bàn làm việc nhưng lại thôi? Đã bao lần bạn quyết phải làm xong việc trong ngày nhưng rồi vẫn để tới hôm sau? Sự trì hoãn khiến cho kế hoạch của bạn không thực hiện được. Sự trì hoãn khiến bạn vừa áp lực vừa để thời gian trôi đi một cách lãng phí, vô bổ.

Thời gian tất nhiên không dừng lại đợi bạn, và dù bạn có trăm nghìn lý do trì hoãn thì kết quả vẫn là công việc dậm chân tại chỗ, năng suất lao động giảm sút, bạn bị sếp phê bình, thậm chí bị phạt… Nếu tình trạng này kéo dài thì sự nghiệp của bạn không phát triển thậm chí thụt lùi.

Một ngày chỉ có 24 tiếng nên ai cũng sở hữu khoảng thời gian giống nhau. Những người luôn có suy nghĩ, lời nói đi đôi với hành động sẽ sớm tạo ra những thành tựu mới, ngược lại người luôn viện ra nhiều lí do trì hoãn làm việc sẽ càng lao dốc, trượt lại phía sau.

Bởi vậy giải pháp cần làm ngay nếu muốn quản lý quỹ thời gian hiệu quả chỉ có hành động. Hành động ở đây không chỉ có bắt tay vào làm một cách bừa bãi mà cần cả hành động trong suy nghĩ, tìm tòi để tìm được những giải pháp tối ưu nhất.

Không phân bổ hợp lý

Rất nhiều người vì dành quá nhiều thời gian cho những việc không quan trọng nên luôn thấy thời gian không đủ. Do mỗi công việc có tính chất, mức độ, tầm quan trọng khác nhau nên cần sự phân chia thời gian hợp lý. Có những việc cực kỳ quan trọng nhưng cũng có việc không quan trọng, có việc giới hạn thời gian và có cả việc chưa cần hoàn thành ngay. Khi bạn chia đều khoảng thời gian cho tất cả mọi việc, khi bạn đánh giá chưa đúng mức độ công việc thì thời gian bạn phân chia cũng sẽ không hợp lý.

Bởi vậy, bạn nên dựa trên tính chất, mức độ công việc để phân bổ thời gian phù hợp.

Không có quỹ thời gian cho việc cá nhân

Công việc bủa vây bạn quanh năm suốt tháng và thời gian bạn dành quá nhiều cho nó. Bạn không có quỹ thời gian cho việc nghỉ ngơi, giải trí, các nhu cầu cá nhân khác thậm chí cho gia đình khiến bạn stress, áp lực.

Thực tế cuộc sống luôn cần sự cân bằng và bạn không thể làm việc mà không nghỉ ngơi. Dành thời gian cho gia đình, thư giãn, nghỉ ngơi là cách để bạn tái tạo lại năng lượng, giúp bạn biết quý trọng hơn khoảng thời gian bạn có và sử dụng chúng có giá trị hơn.

Vì thế, tùy mục tiêu của từng giai đoạn, tùy hoàn cảnh cụ thể, bạn hãy phân bổ thời gian hợp lý, giữa làm việc và nghỉ ngơi, giữa gia đình và công việc, giữa cá nhân và các mối quan hệ… Khi bạn phân bổ hợp lý, đảm bảo sự cân bằng thì đó là lúc, bạn thấy giá trị của việc quản lý thời gian hiệu quả.

Thiếu tập trung

Bạn bị phân tâm bởi những việc không quan trọng, bạn bị chi phối ở những yếu tố bên ngoài tác động... khiến bạn mất tập trung? Khi bạn đã mất tập trung, điều đó đồng nghĩa thời gian của bạn trôi một cách lãng phí.

Quản lý thời gian tốt không phải là quản lý một đồ vật và cất nó vào tủ, hay giữ nó ở trong két sắt mà là việc bạn biết cách sử dụng nó một cách thực sự ý nghĩa. Bởi vậy, hãy rèn luyện kỹ năng tập trung, hãy nắm bắt trọng tâm, dành sức lực cho những việc đem tới giá trị lớn nhất cho bản thân bạn.

Không biết cách từ chối

Hai người cùng năng lực chuyên môn, cùng vị trí, cùng khối lượng công việc và thời gian làm việc giống nhau. Nhưng một người thì luôn có khoảng thời gian dư thừa để phát triển kỹ năng khác và thăng tiến trong công việc. Một người thì làm mãi chưa hết việc, bao năm vẫn chỉ ở vị trí đó. Đó là vì một người thì biết cách “tranh thủ” thời gian còn một người thì không; người biết cách “từ chối” còn người kia thì không.

Ôm đồm quá nhiều việc, việc gì cũng nhận khiến bạn không có thời gian để học tập, phát triển bản thân. Bởi vậy, tránh ôm đồm quá nhiều việc và tranh thủ từng khoảng thời gian quý giá để phát triển bản thân. Điều này giúp quỹ thời gian của bạn so với người khác giá trị hơn và ý nghĩa hơn rất nhiều.

Một trong những lý do khiến người này thành công hơn người khác, người này hạnh phúc hơn người kia, chính là ở việc họ biết cách quản lý thời gian, trân trọng và sử dụng nó một cách khoa học. Bởi vậy nếu mắc những lỗi trên, hãy thay đổi ngay để mỗi phút trôi qua đều là đáng giá.

Nguyễn Lý